Que contient et à quoi sert le dossier des réunions d’anciens ?

Pour rendre vos conseils d’anciens plus efficaces, plus constructifs et plus fédérateurs, je vous conseille de constituer un « dossier pré-réunion » (elder packet).

Son but

Quand l’Église Capitol Hill Baptist a nommé ses premiers anciens, des frictions sont apparues entre les anciens rémunérés par l’Église et les anciens laïcs. Le principal problème, c’était l’accès aux informations. Les anciens salariés passaient une grande partie de leur semaine ensemble et se consultaient donc sur différentes questions, tandis que les anciens qui n’étaient pas rémunérés par l’Église travaillaient à leurs emplois respectifs. Lorsque tous se réunissaient en conseil, les anciens laïcs devaient prendre des décisions sans avoir été informés en amont de l’ordre du jour et sans pouvoir prendre le temps de prier et de réfléchir à la question.

C’est pourquoi nous demandons désormais à chaque ancien désireux d’aborder une question pendant le conseil d’écrire un mémento (a memo) et de l’envoyer (le plus tôt possible) au président du conseil (chairman). Celui-ci rassemble tous les mémentos et, une semaine avant la réunion, les transmet à tous les anciens. Cette étape supplémentaire s’est révélée d’une grande aide pour les anciens laïcs, et cela a aussi aidé à former un conseil d’anciens uni. De plus, cela pousse les frères qui ont tendance à faire de longues interventions à mettre leur pensée par écrit succinctement.

Son contenu

Actuellement, nous avons dans notre Église deux sortes de conseils d’anciens : ceux qui sont centrés sur les membres et ceux qui sont centrés sur des problématiques particulières. Les premiers se focalisent sur tout ce qui concerne les membres de l’Église, les seconds sur des questions importantes auxquelles les anciens souhaitent consacrer toute la réunion. Vous trouverez ci-dessous la liste des documents habituellement contenus dans le dossier pré-réunion.

Dossier pour les conseils centrés sur les membres

Pour ce type de réunion, le dossier est constitué de deux parties : le dossier principal et le dossier membriété. Voici ce qu’il s’y trouve.

Dossier principal

• Ordre du jour ;
• Agenda des réunions à venir ;
• Nouvelles et prière : les anciens partagent brièvement ce qu’ils vivent actuellement et prient les uns pour les autres ;
• Cantique ;
• Lecture biblique et prière : les anciens lisent à haute voix le texte de la Bible sur lequel portera la prédication du dimanche suivant, puis louent Dieu en lien avec ce qu’ils ont lu ;
• Compte-rendu du précédent conseil ;
• Fichier « Relations » : ce fichier provient de la banque de données relative aux membres de notre Église. Il aide les anciens à prier spécifiquement pour chaque membre. Nous prions pour nos membres dans l’ordre alphabétique des noms de famille. En général, nous couvrons une à deux lettres de l’alphabet par réunion ;
• Liste des personnes en difficulté (Care List) : pour veiller au mieux sur l’assemblée, les anciens dressent la liste des membres qui ont des besoins particuliers. Ceux qui figurent sur cette liste sont, entre autres, les personnes qui persistent dans un péché ou celles qui font face à une épreuve financière, physique ou autre. Les anciens se servent de cette lise pour réfléchir à la meilleure façon d’aider ces personnes, puis pour prier pour chacune d’elles ;
• Mémentos (memos) : ils contiennent différentes questions à traiter pendant le conseil. L’auteur de chaque mémento est précisé ;
• Compte-rendu des diacres : chaque ancien est chargé de superviser et de veiller sur plusieurs diacres ;
• Documents pour la session exécutive : les anciens réservent les questions pastorales plus sensibles à la partie « exécutive » de la réunion. Ceux qui ont été invités (y compris les assistants pastoraux et les stagiaires) quittent la réunion à ce moment-là. Tous les documents nécessaires sont inclus dans le dossier.

Dossier membriété

• Sommaire ;
• Liste de membres : celle-ci doit être à jour et mentionner les adhésions et les démissions les plus récentes, ainsi que la liste des personnes qui sont sur le point se faire baptiser et de devenir membres ;
• Photos de toutes les personnes qui demandent à devenir membres ;
• Formulaires d’adhésion pour les nouvelles demandes ;
• Lettres de démission : tout membre souhaitant rejoindre une autre Église doit transmettre aux anciens une lettre de démission. Chaque lettre est accompagnée de la photo du membre concerné, ainsi que du nom de l’Église qu’il a rejointe.

L’épaisseur du dossier des adhésions dépendra en grande partie du nombre de candidats.

Dossier pour les conseils centrés sur une problématique

• Ordre du jour ;
• Agenda des réunions à venir ;
• Nouvelles et prière ;
• Cantique ;
• Lecture biblique et prière ;
• Compte-rendu du précédent conseil d’anciens ;
• Mémentos : cette fois, ces documents occuperont la majeure partie de la réunion (à la place du fichier « Relations » et de la liste des personnes en difficultés) ;
• Compte-rendu de lecture : parfois, les anciens lisent un livre ensemble et en font le compte-rendu chapitre par chapitre lors de leurs conseils de vie d’Église. L’échange est animé par une personne différente à chaque fois ;
• Compte-rendu des diacres (voir plus haut) ;
• Documents pour la session exécutive (voir plus haut).

Dossier « Informations utiles » (pour tout type de réunion)

• Sommaire ;
• Fichier des personnes sans relations internes : issu de notre base de données relative aux membres, il contient la liste des membres qui, à la connaissance des anciens, n’entretiennent pas de relations proches avec d’autres membres de l’assemblée ;
• Nouvelles missionnaires: lettres de nouvelles et informations relatives aux missionnaires envoyés par l’Église ;
• Rapport financier.

La constitution du dossier

Le président du conseil d’anciens (chairman) veille à ce que chaque membre reçoive une copie papier et une copie numérique du dossier pré-réunion une semaine avant la tenue du conseil. Cela donne à chacun le temps de lire les documents et de se préparer.

Voici les étapes de constitution du dossier :

1. Un assistant pastoral rédige un premier jet de l’ordre du jour.
2. Le président du conseil passe en revue et finalise l’ordre du jour.
3. Un assistant pastoral vérifie que tous les mémentos et autres documents nécessaires ont bien été reçus.
4. Un assistant pastoral imprime et trie tous les documents.
5. Un stagiaire ou un assistant pastoral place les dossiers sous enveloppes nominatives et les met dans les boîtes des anciens situées dans le bureau de l’Église.
6. Un assistant pastoral transmet par mail aux anciens un exemplaire numérique du dossier.

Conclusion

Ce système permet à tous les anciens de disposer des informations qui leur sont utiles. Il donne à tous, salariés et non-salariés, la possibilité de se préparer avant chaque réunion à mieux prendre soin de l’assemblée pour la gloire de Christ.

Cet article a été traduit et publié à l’origine par BLF éditions et TPSG.