Les réunions d’anciens

Publié dans le Weekender Notebook de 9Marks.

Présentation de notre fonctionnement

Nos réunions d’anciens ont lieu environ deux fois par mois et sont planifiées un an à l’avance. En plus de cela, nous nous voyons plus courtement six fois dans l’année (pendant une heure) avant les réunions de membres. Pendant ces rencontres, nous finalisons la préparation de la réunion de membres (nous passons en revue l’ordre du jour, les candidatures et les démissions). Une fois par an, les anciens se réunissent pour parler exclusivement du budget de l’Église. Une fois par an également, ils prennent ensemble quelques jours de retraite.

Comment organisons-nous nos réunions d’anciens ?

Nous avons principalement deux types de rencontres : celles qui sont centrées sur les membres et celles qui portent sur des problématiques particulières.

Comment se déroulent nos réunions d’anciens ?

Toutes nos réunions ont la même structure. Chaque ancien aura reçu les documents nécessaires (Dossier 1) une semaine à l’avance. Tout document supplémentaire éventuel est ajouté le jour de la réunion dans un autre dossier (Dossier 2) et fourni pendant la réunion.

Nous commençons chaque réunion en lisant le texte biblique sur lequel portera la prédication du dimanche suivant. Ensuite, nous louons Dieu pour ce que nous avons lu dans le texte. Nous chantons un cantique, puis nous validons le compte-rendu de la réunion précédente.

Parfois, le président (chairman) du conseil d’anciens invite un ou une diacre à venir parler de son travail, à faire des suggestions d’amélioration (s’il en a) et à recevoir les encouragements des anciens. S’il s’agit d’un conseil centré sur les membres, l’objectif des anciens est de servir les membres actuels et de veiller sur eux. Ils prennent de leurs nouvelles et prient pour une portion de la liste de membres. Ils mettent à jour la liste des personnes en difficulté (Care List) et passent en revue les candidatures de membres et les démissions.

S’il s’agit d’un conseil centré sur une problématique particulière, les anciens discutent d’un sujet qui est relié au bon fonctionnement de l’Église. Il nous est par exemple arrivé de parler du transgenre, de l’implantation d’Église et du ministère parmi les enfants.

Quels outils utilisons-nous lors de nos rencontres ?

• La liste des personnes en difficulté (Care List) : Cette liste est établie par les anciens et elle est confidentielle. Elle mentionne les personnes qui ne viennent plus au culte ou qui ont besoin d’une attention particulière. Nous n’avons pas de critères spécifiques. Nous mettons par exemple sur cette liste les personnes qui luttent dans leur mariage, celles qui pèchent de façon évidente et persistante, celle qui sont en précarité financière ou encore qui souffrent de maladies physiques ou psychiques (ex : les personnes à tendance suicidaire).
• La liste de prière et de nouvelles des membres : Il s’agit d’un tableur Google Docs qui contient les noms des membres pour lesquels nous avons prévu de prier pendant la réunion. Les anciens contactent ces personnes par mail en amont pour leur demander de leurs nouvelles et pour savoir comment prier pour elles. Toutes ces informations sont rassemblées dans ce document, qui figure dans le Dossier 1.
• Le fichier « Relations » : C’est ainsi que nous essayons de rester au courant des activités et de l’engagement de chaque membre dans l’Église. C’est très simple : nous dressons la liste de tous les membres dans un tableur et, sous chaque nom, nous précisons de quel groupe de maison ou d’étude biblique il fait partie et avec qui il est ami. Les noms sont classés sous D (relation de discipulat), A (ami) et G (petit groupe/groupe de maison). Les anciens ont la responsabilité de veiller à ce que cette liste reste à jour.
• Les mémentos (memos) : les anciens sont invités à rédiger des mémentos en lien avec les sujets abordés. Cela leur permet de présenter leurs idées et les sujets dont ils souhaitent parler pendant le conseil. Parfois, il s’agit de documents à lire. Parfois, il s’agit d’informations en introduction à un vote.
• La division entre session ordinaire et session exécutive : chaque conseil est divisé en deux temps. Pendant la session ordinaire, nous invitons d’autres personnes qui ne sont pas anciens à assister à la réunion et à observer. Pendant la session exécutive, seuls les anciens sont présents. Ils prient et discutent de sujets sensibles (choix de nouveaux anciens, personnes en grande difficulté dont l’identité doit rester confidentielle, etc.).
• Les demandes d’adhésion et les démissions de membres : les candidatures de membres sont soumises aux anciens et, si ceux-ci approuvent, seront ensuite soumises à l’assemblée pour un vote. Il en va de même pour ceux qui souhaitent se retirer de la liste de membre. C’est ainsi que les anciens « font leurs devoirs » en s’assurant qu’ils examinent toutes les demandes et les démissions avec l’attention qu’elles méritent. Pour les demandes d’adhésion, les anciens reçoivent une copie du formulaire d’adhésion accompagné d’une photo. Pour les démissions, ils auront une photo et une courte lettre de démission qui mentionne l’Église que la personne a prévu de rejoindre ou qu’elle a déjà rejointe.

Cet article a été traduit et publié à l’origine par BLF éditions et TPSG.